Thuê người có hai nửa — Sổ Thuế mới chỉ nói với bạn một nửa
Chúng tôi đã có một bài về việc khấu trừ và khai thuế TNCN cho người làm: khi nào phải khấu trừ, mẫu 05/KK-TNCN, quyết toán cuối năm. Bài đó đúng — nhưng nó chỉ là nửa thuế của việc thuê người. Nửa còn lại là bảo hiểm bắt buộc — BHXH, BHYT, BHTN — và nửa đó không đi qua cơ quan thuế. Bài này viết ra vì một lý do rất cụ thể: đọc xong nửa kia rồi tưởng đó là toàn bộ nghĩa vụ là điều dễ xảy ra nhất ở đây, và cũng đắt nhất.
Điều kiện là một hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng — không phải số người bạn thuê
Nhiều chủ hộ nghĩ bảo hiểm bắt buộc là chuyện của công ty — của những nơi có bảng lương và bộ phận nhân sự. Luật không viết như vậy. Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, tại Điều 2 khoản 3, liệt kê ai là người sử dụng lao động tham gia BHXH bắt buộc, và trong danh sách đó có “hộ kinh doanh” — nêu thẳng, cùng với doanh nghiệp, hợp tác xã và các tổ chức khác “có thuê mướn, sử dụng lao động”. Còn phía người làm, Điều 2 khoản 1 điểm a tính người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hoặc hợp đồng xác định thời hạn “từ đủ 01 tháng trở lên”. Đọc kỹ hai câu đó: không có ngưỡng số người, không có ngưỡng doanh thu, không có điều kiện ngành nghề nào. Một người phụ bán, một hợp đồng một tháng — đã đủ để hộ của bạn là người sử dụng lao động theo đúng nghĩa của luật.
Có bao nhiêu lớp, và lớp nào chúng tôi dám nêu con số
Phía người sử dụng lao động, hai lớp có tỷ lệ ghi thẳng trong văn bản nên chúng tôi nêu lại được: BHXH 17% trên tiền lương làm căn cứ đóng (Luật BHXH Điều 34 khoản 1 — 3% vào quỹ ốm đau, thai sản và 14% vào quỹ hưu trí, tử tuất), và BHYT 3% (Nghị định 188/2025/NĐ-CP Điều 6 — mức đóng bảo hiểm y tế là 4,5%, trong đó người sử dụng lao động chịu 2/3 và người lao động chịu 1/3). Hai lớp còn lại chúng tôi chỉ thuật lại, không chốt, và sự khác nhau đó là cố ý: bảo hiểm thất nghiệp — Luật Việc làm số 74/2025/QH15 Điều 33 viết “tối đa bằng 1%” rồi giao “Chính phủ quy định chi tiết”, nghĩa là con số đó là mức trần chứ không phải tỷ lệ đang áp dụng; và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp 0,5%, vốn không nằm trong Luật BHXH — Điều 4 khoản 2 điểm đ của luật này dẫn lớp đó sang Luật An toàn, vệ sinh lao động. Cộng lại, phía chủ vào khoảng +21,5% trên tiền lương, phía người làm bị trừ vào khoảng 10,5% (8% BHXH theo Điều 33 khoản 1, 1,5% BHYT, cộng phần thất nghiệp nằm dưới mức trần nói trên). Chữ “vào khoảng” ở đó không phải là khiêm tốn — hai trong năm lớp chưa được chốt, nên tổng cũng chưa chốt được.
Số tiền tính trên tiền lương trong hợp đồng, không tính trên doanh thu
Căn cứ đóng là “tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc” (Luật BHXH Điều 31 khoản 1) — tiền lương theo công việc hoặc chức danh, cộng phụ cấp và các khoản bổ sung ổn định. Nói mộc mạc: đó là một điều khoản trong thỏa thuận lao động giữa bạn và người bạn thuê. Nó không phải doanh thu của hộ, và không có gì trong sổ bán hàng quyết định nó. Đó là lý do bài này không nêu một con số tiền nào: hai hộ trả lương khác nhau thì đóng khác nhau, và chỉ bạn mới biết mức lương đã thỏa thuận. Ai nói cho bạn một con số mà chưa hỏi bạn trả lương bao nhiêu thì người đó đang đoán.
Tiền đi về đâu: cơ quan bảo hiểm xã hội, không phải cơ quan thuế
Đây là chỗ dễ nhầm nhất, và nó không phải chuyện chữ nghĩa. Các khoản trên không nằm trong tờ khai thuế của hộ, không cộng vào hay trừ đi số thuế GTGT và TNCN mà Sổ Thuế tính cho bạn, và không nộp ở nơi bạn vẫn nộp thuế. Bạn đăng ký và đóng tại cơ quan bảo hiểm xã hội — hoặc theo dõi qua ứng dụng VssID. Nói cách khác: thuê một người làm là mở ra một quan hệ với một cơ quan mà phần lớn hộ kinh doanh chưa từng làm việc cùng. Còn một điều nên biết trước nữa: ngoài thuế và bảo hiểm, pháp luật lao động còn đặt ra một số nghĩa vụ khác — quanh chính bản hợp đồng, và quanh việc khai báo, ghi chép tình hình sử dụng lao động — thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý lao động, tức cơ quan thứ ba. Bài này không bao gồm phần đó; nêu ra ở đây để bạn biết nó tồn tại và hỏi đúng chỗ.
Việc nên làm: hỏi trước khi ký, chứ không phải sau khi đã trả lương
Nếu bạn đang tính thuê người — kể cả chỉ một người, kể cả chỉ một tháng mùa vụ — thì việc rẻ nhất bạn có thể làm là cầm giấy đăng ký kinh doanh đến cơ quan bảo hiểm xã hội, hoặc mở VssID, và hỏi trước ba câu: với một hợp đồng như thế này, hộ tôi phải đăng ký những gì, phải đóng những khoản nào, và bắt đầu từ tháng nào. Hỏi trước khi ký thì đó là một cuộc trao đổi mười lăm phút; hỏi sau khi lương đã trả được vài tháng thì đó là truy thu. Và hãy đọc nốt nửa thuế của việc thuê người — hai nửa cộng lại mới là bức tranh đầy đủ.
Sổ Thuế là cuốn sổ thuế cho hộ kinh doanh: bạn ghi các khoản bán, nó tính thuế GTGT và TNCN của chính hộ, nhắc hạn, và giữ số liệu sẵn sàng để khai. Nó không làm bảng lương, không tính bảo hiểm, và không nộp thay bạn ở cơ quan bảo hiểm xã hội — căn cứ đóng nằm trong hợp đồng lao động chứ không nằm trong sổ bán hàng. Điều nó làm được cho phần này: ghi khoản trả người làm như một khoản chi, để “trả cho ai, bao nhiêu, khi nào” luôn có chỗ tra. Miễn phí, không cần tài khoản, dữ liệu nằm trên máy bạn.
Dùng ngay — miễn phí- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 — người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm “hộ kinh doanh … có thuê mướn, sử dụng lao động” (Điều 2 khoản 3); người lao động thuộc diện tham gia gồm người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn “từ đủ 01 tháng trở lên” (Điều 2 khoản 1 điểm a); tiền lương làm căn cứ đóng (Điều 31 khoản 1); người lao động đóng 8% (Điều 33 khoản 1); người sử dụng lao động đóng 3% vào quỹ ốm đau, thai sản và 14% vào quỹ hưu trí, tử tuất (Điều 34 khoản 1); bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp thực hiện theo Luật An toàn, vệ sinh lao động (Điều 4 khoản 2 điểm đ). Hiệu lực từ 01/7/2025 (Cổng Thông tin điện tử Chính phủ).
- Nghị định 188/2025/NĐ-CP — mức đóng bảo hiểm y tế bằng 4,5% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, trong đó người sử dụng lao động đóng 2/3 và người lao động đóng 1/3 (Điều 6) (Cổng Thông tin điện tử Chính phủ).
- Luật Việc làm số 74/2025/QH15 — mức đóng bảo hiểm thất nghiệp tối đa bằng 1% tiền lương làm căn cứ đóng, và Chính phủ quy định chi tiết mức đóng cụ thể (Điều 33). Vì vậy 1% ở đây là mức trần do luật đặt ra, không phải tỷ lệ hiện hành mà bài này khẳng định (Cổng Thông tin điện tử Chính phủ).
- Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp — tỷ lệ 0,5% được thuật lại theo lĩnh vực Luật An toàn, vệ sinh lao động, nằm ngoài phạm vi Luật Bảo hiểm xã hội; bài viết nêu con số này ở dạng thuật lại, không lấy từ một điều luật đã đối chiếu trực tiếp.
Bài viết mang tính thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay tư vấn bảo hiểm xã hội. Quy định được đối chiếu với nguồn chính thức và có thể thay đổi; hãy xác nhận trường hợp cụ thể của bạn với cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế hoặc người có chuyên môn.